PERSONDATAPOLITIK FOR HELLEBJERG IDRÆTSEFTERSKOLE

Senest ajourført 24. april 2019

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation

Hellebjerg Idrætsefterskole
Jens Engbergs Allé 4, 7130 Juelsminde
Tlf. 75693966
Mail: kontoret@hellebjerg.dk
www.hellebjerg.dk
CVR-nr. 16243817
Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til: Forstander Finn Kristensen
Mail: fk@hellebjerg.dk

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Hellebjerg Idrætsefterskole

Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre. Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig

3.1. Optagelse, venteliste og tilmelding til åbent hus

Hvis du tilmelder dig interesseliste/venteliste til kommende skoleår, behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, cpr.nr., adresse, telefonnummer, e-mail, mors navn, mors cpr.nr., mors adresse, mors telefonnr., mors e-mail, mors stilling, fars navn, fars cpr.nr., fars adresse, fars telefonnr., fars e-mail,, fars stilling.
Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

3.2. Nuværende og kommende elev

Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: Navn, cpr.nr., adresse, telefonnummer, e-mail, mors navn, mors cpr.nr., mors adresse, mors telefonnr., mors e- mail, stilling, fars navn, fars cpr.nr., fars adresse, fars telefonnr., fars e-mail, stilling.

Vi spørger også til, om der er særlige sociale og/eller helbredsmæssige oplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.
Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær og sko-/tøjstørrelser (i forbindelse med indkøb af skoledragt, leje af skiudstyr og lign.). Endvidere lagrer vi browserhistorik, således vi i tilfælde af anmeldelser om download af film mm., kan lokalisere den/de skyldige.

Vi tager billeder og optager video fra arrangementer og begivenheder på skolen og på ture arrangeret af skolen, f.eks. skitur, idrætslinjetur, idrætsstævner. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte medier, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre portrætbilleder. I det omfang vi tager portrætbilleder, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på vores intranet, hjemmeside, facebook, instagram, snapchat, youtube.

3.3. Forældre og evt. samlever

Når en elev søger om optagelse på Hellebjerg Idrætsefterskole indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: Mors navn, mors cpr.nr., mors adresse, mors telefonnr., mors e-mail, mors stilling, fars navn, fars cpr.nr., fars adresse, fars telefonnr., fars e-mail,, fars stilling.

Desuden indsamler vi indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor. Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.

3.4. Besøgende på hjemmeside/webshop

Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies gør, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt. Læs evt. mere i vores cookiepolitik.

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig

Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR

For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant hos PPR.

Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.

4.2. Forældre og evt. samlever

Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse cpr.nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.
Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.

5. Sådan behandler vi oplysningerne

5.1. Nødvendig behandling på skolen

Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for, at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte.

Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer mv.

Vores uddannelsesvejledere behandler oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk.

Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Kun de relevante medarbejdere, faglærer, teamlærer, der har adgang til oplysninger om hver/pågældende hold/klasse af elev, som de har ansvar for.
For de elever, som aflægger folkeskolens prøver i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

5.2. Deling med andre

Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.
Vi bruger UNI-login til skolens intranet samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler.

Personoplysninger knyttet til UNI-login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender UNI-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

Vi bruger desuden UV Datas Intra, Office 365 og trivselsundersøgelse med anvendelse af Undervisningsministeriets Trivselsværktøj.

Ved rejser deler vi personoplysninger om eleven med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter navn, rejsedatoer, statsborgerskab, højde og vægt.

5.3. Sletning

Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved udgangen af skoleåret.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest, jf. cookiepolitik. Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.
6. De registreredes rettigheder

6.1. Indsigt

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

Skolen tager et gebyr på 10,- kr. for hver påbegyndt side, dog max 200,- kr.

6.2. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

6.3. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

6.4. Dataportabilitet

Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).

6.5. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte mv.

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte, eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

7. Sikkerhed

Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

8. Klage til tilsynsmyndighed

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

9. Opdatering af denne politik

Hellebjerg Idrætsefterskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side.

HELLEBJERG IDRÆTSEFTERSKOLE

JENS ENGBERGS ALLÉ 4 · 7130 JUELSMINDE

TLF. 7569 3966 · WWW.HELLEBJERG.DK

PERSONDATAPOLITIK FOR HELLEBJERG IDRÆTSEFTERSKOLE

Mail

Ring til os

Adresse